Comment créer un contexte favorable pour des équipes performantes : maintenir les parties prenantes bien alignées.

Comment créer un contexte favorable pour des équipes performantes : maintenir les parties prenantes bien alignées.


5 min.
Afin de garantir un haut niveau de performance et de collaboration, les équipes doivent naturellement être bien structurées dès le premier jour. Cependant, pour assurer un travail d'équipe efficace et fructueux, il est essentiel de porter régulièrement attention à la manière de collaborer avec le reste de l'organisation. Selon les équipes elles-mêmes, l'alignement continu des parties prenantes et l'excellence des différents flux de communication sont essentiels pour atteindre les objectifs du projet.

Saviez-vous que 70 % de la performance d'un projet dépend de facteurs humains ? Au cours des dernières années, observant un taux d'échec très élevé parmi les projets de transformation (digital, business,...), experts et cabinets de conseil ont progressivement cherché à en identifier les causes. Plus ou moins surprenant, la plupart de ces échecs ne sont pas dus à un manque de compétences techniques mais à des facteurs soft tels que la collaboration, la communication et la gouvernance par exemple. Ceci a conduit à l'émergence de nouveaux rôles au sein des organisations tels que des "change manager" ou "transformation leader". De plus, de nouvelles formes de management sont apparus comme le "neuromanagement", une nouvelle discipline mélangeant science cognitive et technologie pour analyser des problèmes managériaux ou économiques. Ces évolutions mettent en évidence un élément clé : de plus en plus d'organisation optent pour une approche centrée sur les personnes dans le but de maximiser la performance des équipes.

Une équipe projet évolue toujours dans un contexte donné : l'organisation.

Identifier les leviers de performance liés à l'équipe et à l'organisation

Avec Steerio - une plateforme d'intelligence collective pour des équipes plus performantes - nous aidons les équipes et les organisations à diagnostiquer et suivre leur performance en mesurant la bonne santé de leurs projets en cours grâce à de courts sondages health check, des feedbacks, la data science... Nous permettons aux équipes de suivre un certains nombre de facteurs clés de succès parmi lesquels des aspects endogènes de dynamique, de performance et de qualité de l'équipe, et des aspects exogènes de collaboration avec le reste de l'organisation. La bonne identification de ces deux aspects facilite le recueil des réactions de l'équipe - en répondant à une simple question fermée sur la manière dont l'équipe aborde un sujet spécifique -, en identifiant les forces et faiblesses et en identifiant les sujets les plus critiques qui doivent être discutés en équipe.

Sur Steerio, les dimensions de l'équipe liées à ces facteurs sont structurées comme suit :

Indicateurs de performance liés à l'équipe - Facteurs endogènes (exemple d'éléments sur lesquels les équipes apportent leurs feedbacks) :

Responsabilité

  • L'équipe a la bonne configuration en termes de personnes, de compétences, de rôles et de responsabilités.
  • Je comprends et je peux expliquer le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
  • Je me sens responsabilisé dans mon travail et j'ai un fort sentiment d'appartenance à l'égard de mes livrables.

Équilibre

  • J'arrive à avoir un bon équilibre vie pro-vie perso en travaillant dans cette équipe.
  • Je me sens heureux, motivé et confiant dans mon travail au sein de cette équipe projet.
  • Les méthodes de travail au sein de cette équipe sont compatibles avec mon éthique et mes valeurs personnelles et professionnelles.

Motivation

  • Travailler sur ce projet a clairement un sens pour moi.
  • Je me sens valorisé et j'obtiens le bon niveau de reconnaissance pour mon travail.
  • Faire partie de cette équipe est très stimulant.

Intégration et développement

  • Je me sens pleinement intégré et accepté en tant que personne dans l'équipe.
  • Il y a un respect mutuel entre les membres de l'équipe et nous encourageons un style de communication constructif.
  • Travailler sur ce projet me donne l'opportunité de me développer personnellement et professionnellement.

Indicateurs de performance liés à l'organisation - Facteurs exogènes (exemple d'éléments sur lesquels les équipes apportent leur feedback) :

Alignement des parties prenantes

  • Toutes les parties prenantes s'engagent à atteindre un résultat commun.
  • Les efforts de l'équipe sont coordonnés avec le reste de l'organisation.
  • Nous réussissons à obtenir l'adhésion et l'appui du reste de l'organisation pour notre travail d'équipe.

Communication

  • L'information essentielle est disponible et partagée.
  • Des boucles de feedbacks constructives sont mises en place, acceptées positivement et suivies d'effet.
  • Il n'y a pas de surcharge d'information.

Normes de travail

  • Les membres de l'équipe et les parties prenantes sont disponibles et réactifs.
  • Chaque livrable respecte un standard de qualité élevé.
  • Concernant notre projet et ses résultats, nous nous sentons tous responsables et solidaires.

Fluidité des interactions

  • Il y a un bon équilibre entre les directives descendantes et les initiatives ascendantes sur le projet et au sein de l'équipe.
  • Nous nous efforçons de collaborer et de ne pas travailler en silos.
  • Le travail d'équipe ne rencontre pas de goulots d'étranglement.

Le suivi de ces différents facteurs de performance et d'expérience de travail permet aux équipes de cerner les points sur lesquels les efforts doivent être priorisés et concentrés afin de maximiser l'efficacité de l'équipe. Simultanément, pour chaque membre de l'équipe, le fait d'avoir la possibilité de partager son ressenti et d'avoir un impact sur la façon dont l'équipe travaille ensemble engendre un réel engagement des employés.

Étudier les facteurs de performance et d'expérience de travail dans 30 projets : le défi de coordonner le travail d'équipe avec le reste de l'organisation.

Sur la base des données Steerio, nous avons analysé +3000 feedbacks d'équipes (n=3318) liés à la bonne constitution et à la structure des équipes - facteurs endogènes - et à la bonne collaboration avec l'organisation - facteurs exogènes - (sur un échantillon de 30 projets sélectionnés de manière aléatoire). Pour chaque dimension, les membres de l'équipe ont été invités à donner leur avis en évaluant anonymement différents énoncés sur une échelle de 0 à 10 (voir ci-dessus). Après avoir agrégé les données de toutes les équipes, nous avons tracé la répartition des réponses sur le graphique ci-dessous :

Distribution of team feedbacks related to endogenous (team-related) and exogenous (organization-related) teamwork success factors

Sans surprise, les données sont biaisées vers la droite avec une note moyenne globale de 6,6/10 pour tous les feedbacks de l'échantillon. C'est pourquoi nous aimons renormaliser notre jeu de données avec la méthode NPS (comme expliqué dans un article précédent). Alors, nous pouvons remarquer, et cela est particulièrement intéressant, que les deux courbes de répartition présentent des formes différentes. En effet, les facteurs liés à l'équipe sont nettement plus biaisés vers la droite que ceux liés à l'organisation (avec des valeurs moyennes respectives de 6,9/10 et 6,3/10). Les répondants donnent ainsi un feedback plus positif sur la façon dont l'équipe est structurée et travaille que sur la façon dont l'équipe collabore avec l'organisation d'un point de vue général.

Conclusion : mettre l'équipe sur les bons rails et réduire les frictions avec le reste de l'organisation.

Après avoir comparé les NPS des deux dimensions, le diagnostic est clair : les équipes rencontrent davantage de difficultés avec des facteurs externes tels que la communication ou l'alignement des parties prenantes qu'avec leur structure ou leur motivation (voir graphique ci-dessous).

Internal team successfactor vs organizational success factors, what are the feedbacks from the teams?

Cette analyse fournit des informations précieuses sur les facteurs sur lesquels l'équipe et les managers doivent se concentrer pour atteindre efficacement leurs objectifs, aussi bien dans les projets que dans les configurations de travail de groupe plus classiques. Il est important de mettre rapidement l'équipe sur la bonne voie avec un objectif clair, des lignes directrices, un cadre sûr et des responsabilités partagées afin de concentrer les efforts sur la façon dont l'équipe interagit et collabore avec le reste de l'organisation pour atteindre ses objectifs. Cela signifie qu'il faut s'assurer de l'adhésion des décideurs clés, maintenir un fort alignement des parties prenantes, mettre en cascade des normes de travail efficaces et éviter goulots d'étranglement et cloisonnement par une communication efficace. Ces éléments, essentiels à la bonne performance des équipes, doivent faire l'objet d'un suivi continu et régulier afin de pouvoir agir rapidement et efficacement.


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