Communication design : comment réduire la surcharge d’informations au sein de votre équipe

Communication design : comment réduire la surcharge d’informations au sein de votre équipe


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Le problème de la charge de l’information est sa croissance invisible: certains parlent également de charge mentale. Évoluer dans un environnement de travail au sein duquel on ne sent pas submergé, travailler efficacement dans un milieu sans sur-communication, voilà un enjeu que les équipes souhaitent relever.

Presque toutes les équipes ont déjà connu des problèmes de surcharge d’information et des difficultés à communiquer. Ainsi nous avons déjà tous eu un open space dans lequel il est impossible de se concentrer, un collègue bavard qui nous fait perdre du temps, une boîte mail qui explose, un calendrier surchargé avec des réunions qui se chevauchent, un outil collaboratif qui nous notifie sans cesse, …

Surconnectivité, flux d'information déstructurés et charge mentale: des maux récurrents pour les équipes aujourd'hui

Le problème de la charge de l’information est sa croissance invisible. Il est fréquent de répondre par mail en mettant dans la boucle de nombreux interlocuteurs, de créer des listes de diffusion toujours plus importantes ou encore d’accepter une réunion récurrente qui alourdit notre agenda.

Évoluer dans un environnement de travail au sein duquel on ne sent pas submergé, travailler efficacement dans un milieu sans sur-communication, voilà un enjeu que les équipes souhaitent relever. Le manager doit ainsi permettre au sein de son équipe que chacun puisse fixer lui même ses priorités en matière de communication tout en étant moins dépendant des flux d’informations qu’il ne maîtrise pas.

Bonnes pratiques de commmunication design

Voici quelques clés que nous vous proposons et qui ont fait leur preuve au sein d’équipes à la communication efficiente :

  • Afin de réduire les interventions extérieures non sollicitées impactant notre productivité (travail interrompu, baisse de concentration, temps nécessaire pour se replonger efficacement dans ce que l’on faisait, …), il peut être utile d’indiquer à l’autre que l’on ne souhaite pas être dérangé (ex : se mettre en veille sur Slack ou Teams).

  • Associer votre équipe dans la structuration de vos échanges et mettez clairement en évidence et en visibilité les moments définis (ex : lundi - “briefing équipe et objectifs de la semaine” (30’) ; mardi - “sprint produit” (30’) ; jeudi - “customer success & feedbacks utilisateurs” (60’) ; vendredi “récapitulatif de la semaine” (30’). Déterminer une fréquence de communication efficace permet d’interagir rapidement dans des laps de temps courts et prévus à cet effet (discussions, questions, revue d’objectifs, …). Faites évoluer vos modes de communication en fonction de votre croissance (ex : découper certaines réunions d’équipe en sous-équipes, fixer des objectifs globaux, intermédiaires et individuels, …)

  • Instaurer un process “check in/check out” (rythme hebdomadaire). Commencer la semaine par un point rapide de synchronisation (objectifs, rencontres prévues, état d’avancement, …) permet d’embarquer le groupe, d’apporter de la clarté et de la motivation, d’aligner le collectif. Terminer la semaine avec un point rapide récapitulatif (enseignements de la semaine, réfléchir sur ce qui a été bien fait et peut être amélioré, comprendre les échecs, célébrer les succès, …).

  • Mettre à l’écrit l’état d’avancement des différents sprints et jalons, ainsi que les différents process. Cela permet à tout moment à l’équipe de prendre connaissance de la situation de telle ou telle activité, sans déranger les personnes concernées. Cela permet de ne pas perdre de temps dans les vrais temps collectifs et cela apporte de la transparence à l’ensemble des parties prenantes. Aussi, en termes de structuration de l’effort personnel, se donner comme objectif de renseigner régulièrement le statut de ses actions permet d’être plus efficace et plus performant.

  • Permettre à l’équipe se savoir comment aborder un sujet est essentiel. Ainsi en fonction du caractère urgent et précis de la sollicitation, il est mieux de privilégier un message instantané en bilatéral. Dans le cas d’un thème nécessitant une discussion ou une prise de décision moins urgente, l’inscrire dans une liste de sujets à aborder en réunion d’équipe est préférable.

  • Ouvrir un temps régulier pour capter le ressenti du groupe et faire remonter feedbacks, idées et suggestions comme avec Steerio (temps court et fréquent - ex : 3 minutes par semaine) permet aussi d’améliorer la communication du groupe et de fluidifier la remontée d’informations et d’améliorer l’alignement et l’équilibre de l’équipe.

Dessiner et ajuster sa communication est un équilibre délicat entre s'assurer que l’équipe dispose rapidement et efficacement de la quantité suffisante d'information pour travailler, ne pas submerger (en volume et en fréquence) le groupe au risque de le distraire, ne pas omettre de partager les éléments clés (à l’équipe ou à l’individu concerné) au risque d’impacter négativement la qualité des actions et décisions prises.


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